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Entendiendo BPMN: Una guía sobre los tipos de tareas y la modelización de procesos

Introducción

El Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN) fue desarrollado con un doble propósito: proporcionar una notación simple e intuitiva para crear modelos de procesos de negocio, al tiempo que se mantiene la profundidad técnica necesaria para manejar requisitos empresariales complejos. Para lograr este equilibrio, BPMN organiza sus elementos gráficos en categorías específicas, permitiendo a los lectores identificar rápidamente los componentes básicos, mientras aprovechan variaciones adicionales para modelar escenarios complejos sin ensuciar la apariencia general del diagrama. Esta guía se centra en la categoría de “Tarea”, detallando las diversas formas y sus roles específicos en la modelización de procesos.

Definiciones de Tareas BPMN

Las tareas son bloques fundamentales dentro de un proceso BPMN. Si bien una forma básica de tarea indica que no hay un tipo especial, la notación permite variaciones específicas para aclarar cómo se ejecuta una tarea.

Ejemplo de descripción de tarea BPMN:

El diagrama ilustra un proceso complejo que utiliza varios tipos específicos de tareas BPMN para indicar la naturaleza del trabajo que se realiza en cada paso.Estas tareas se encuentran dentro de dos carriles principales: Departamento de Ventas y Cumplimiento y Operaciones.

Elementos de tarea en el carril del Departamento de Ventas

  • Tarea de usuario (“Ingresar detalles del pedido”):Esta tarea,indicada por el pequeño ícono de usuario en la esquina superior izquierda del rectángulo,representa un paso en el que un ejecutor humano (un agente de ventas) interactúa con una aplicación de software para ingresar información del pedido.

  • Tarea manual (“Verificar crédito del cliente”):Indicada por el ícono de mano,esta tarea es realizada por un ser humano sin la ayuda de ningún motor de ejecución de procesos de negocio automatizado ni aplicación.Es una verificación completamente manual.

  • Tarea de usuario (“Notificar al gerente de ventas”):Otra tarea de usuario,esta requiere que el sistema cree una tarea para notificar al gerente de ventas,posiblemente cuando la verificación de crédito falle.

  • Subproceso (“Gestionar disputa”):Este elemento,marcado con un pequeño signo más,es un subproceso reutilizable que actualmente se muestra en estado colapsado.Representa un flujo de proceso más detallado,un flujo de proceso autónomo (un flujo de trabajo de “Gestionar disputa”) que se invoca como parte del proceso principal.

Elementos de tarea en el carril de Cumplimiento y Operaciones

  • Tarea de regla de negocio (“Determinar método de envío”): Esta tarea, marcada con un pequeño icono de tabla/cuadrícula, significa un paso automatizado que utiliza un motor de reglas de negocio para determinar el mejor método de envío según criterios predefinidos.

  • Tarea de servicio (“Reservar inventario”): Indicada por el icono de engranaje, esta es una tarea automatizada en la que el motor de procesos interactúa con un servicio externo (un sistema ERP o de inventario) para reservar el stock necesario.

  • Tarea de envío (“Generar manifiesto de envío”): Marcada con un icono de sobre “enviar”, esta tarea automatizada está diseñada para enviar un mensaje—en este caso, un manifiesto de envío— a un participante externo, como una empresa de transporte.

  • Tarea de script (“Calcular el costo total”): Indicada por el icono de script/rollo, esta es una tarea automatizada en la que el motor de procesos ejecuta un script predefinido para calcular el costo total del pedido.

  • Tarea de recepción (“Esperar confirmación del socio”): Marcada con un icono de sobre “recibir”, esta tarea está diseñada para pausar el flujo del proceso hasta que se reciba un mensaje externo (una confirmación) de un socio.

  • Actividad de llamada (“Facturar al cliente”): Este elemento, con un borde grueso y un signo más, es una tarea o proceso global. Se refiere y llama a un proceso externo, reutilizable “Facturar al cliente”. Esto permite que el proceso invoque un procedimiento estándar de facturación definido en otro lugar.

Ejemplo de descripción de tarea BPMN:

Este “Flujo de trabajo de incorporación de nuevos empleados” ilustra cómo los diferentes tipos de tareas BPMN coordinan actividades entre departamentos.

Carril del Departamento de Recursos Humanos

  • Tarea de usuario (“Validar detalles del candidato”): Esta tarea, identificada por el icono humano, implica que un miembro del personal de RRHH interactúe con el sistema para verificar datos.

  • Tarea de usuario (“Solicitar datos corregidos al reclutador”): Una tarea interactiva que requiere la intervención humana para abordar información no válida.

  • Tarea de envío (“Enviar correo electrónico de bienvenida y agenda de orientación”): Una tarea automatizada configurada para enviar un mensaje al nuevo empleado.

  • Tarea de recepción (“Esperar la aceptación del candidato”): Esta tarea detiene el flujo del proceso hasta que se reciba una respuesta del candidato.

Vía del Departamento de TI

  • Tarea manual (“Enviar oferta al candidato”): Una tarea realizada por un ser humano sin la ayuda de un motor de ejecución.

  • Tarea de regla de negocio (“Determinar necesidades de equipo”): Esta tarea utiliza un mecanismo de reglas de negocio para calcular el equipo necesario según el puesto del candidato.

  • Tarea de servicio (“Provisionar portátil y software”): Una tarea automatizada en la que el motor de procesos interactúa con los servicios de TI para desplegar hardware y software.

  • Tarea de script (“Crear cuentas de red”): Una tarea automatizada en la que el motor ejecuta un script para provisionar credenciales de usuario.

  • Tarea de recepción (“Esperar la aceptación del candidato”): Al igual que la versión de RRHH, esta espera confirmación externa antes de continuar.

  • Subproceso (“Finalizar incorporación y agregar a nómina”): Representado por el signo más, este es un proceso colapsado que maneja la lógica de finalización de nómina y incorporación en múltiples pasos.

Vía del Gerente de Contratación

  • Tarea de usuario (“Programar entrevista”): Una tarea interactiva en la que el gerente de contratación coordina los tiempos de reunión.

  • Tarea de usuario (“Realizar entrevista y seleccionar candidato”): Una tarea impulsada por humanos que implica la evaluación y selección del solicitante.

Esta flujo de trabajo demuestra con eficacia cómo BPMN distingue entre esfuerzos manuales, procesos automatizados del sistema y tareas de comunicación para gestionar el ciclo de vida de un nuevo empleado.

Resumen de los elementos de descripción de tareas de BPMN

Tipo de tarea Descripción
Ninguno No se indica ningún tipo especial de tarea.
Tarea de usuario Una tarea típica de flujo de trabajo realizada por un ser humano, a menudo con asistencia de software y programación potencial a través de un gestor de listas de tareas.
Tarea manual Una tarea realizada sin la ayuda de ningún motor de ejecución de procesos de negocio ni aplicación.
Tarea de servicio Una tarea que utiliza un servicio automatizado, como un servicio web o una aplicación automatizada.
Tarea de recepción Diseñada para esperar la llegada de un mensaje de una parte externa.
Tarea de envío Diseñada para enviar un mensaje a una parte externa.
Tarea de script Ejecutada por un motor de procesos de negocio que interpreta un lenguaje predefinido; la tarea finaliza una vez que el script termina.
Regla de negocio Proporciona un mecanismo para enviar entradas y recibir salidas de un motor de reglas de negocio.
Subproceso Una actividad que puede “abrirse” para mostrar un proceso de nivel inferior, útil para la descomposición y organización.
Actividad de llamada Una actividad que se vincula a un proceso o tarea reutilizable.

Conclusión

Al utilizar estas notaciones de tareas específicas, los modeladores pueden comunicar eficazmente la naturaleza, el método de ejecución y el nivel de automatización de cada actividad dentro de un proceso de negocio. Este enfoque estandarizado garantiza que los diagramas BPMN sigan siendo comprensibles para los interesados, al tiempo que proporcionan los detalles necesarios para la implementación técnica. Las secciones futuras se basarán en estas formas básicas para ilustrar su aplicación en modelos de procesos de negocio completos y de extremo a extremo.