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Verständnis von BPMN: Eine Anleitung zu Aufgabentypen und Prozessmodellierung

Einführung

Business Process Model and Notation (BPMN) wurde mit einem zweifachen Ziel entwickelt: eine einfache, intuitive Notation zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen bereitzustellen, während gleichzeitig die notwendige technische Tiefe erhalten bleibt, um komplexe Geschäftsanforderungen zu bewältigen. Um dieses Gleichgewicht zu erreichen, ordnet BPMN seine grafischen Elemente in spezifische Kategorien ein, sodass Leser grundlegende Komponenten schnell erkennen können, während zusätzliche Variationen genutzt werden, um komplexe Szenarien zu modellieren, ohne das Gesamtbild des Diagramms zu verunreinigen. Diese Anleitung konzentriert sich auf die Kategorie „Aufgabe“ und erläutert die verschiedenen Formen sowie ihre spezifischen Rollen bei der Prozessmodellierung.

BPMN-Aufgabendefinitionen

Aufgaben sind grundlegende Bausteine innerhalb eines BPMN-Prozesses. Während eine einfache Aufgabenform keine besondere Art anzeigt, ermöglicht die Notation spezifische Variationen, um klarzustellen, wie eine Aufgabe ausgeführt wird.

Beispiel für eine BPMN-Aufgabenbeschreibung:

Das Diagramm zeigt einen komplexen Prozess, bei dem mehrere spezifische BPMN-Aufgabentypen verwendet werden, um die Art der Arbeit darzustellen, die in jedem Schritt durchgeführt wird. Diese Aufgaben befinden sich innerhalb zweier primärer Lagen: Verkaufsabteilung und Erfüllung & Betrieb.

Aufgabenelemente in der Lade der Verkaufsabteilung

  • Benutzer-Aufgabe („Auftragsdetails eingeben“): Diese Aufgabe, gekennzeichnet durch das kleine Benutzer-Symbol in der linken oberen Ecke des Rechtecks, stellt einen Schritt dar, bei dem ein menschlicher Bearbeiter (ein Verkäufer) mit einer Softwareanwendung interagiert, um Auftragsinformationen einzugeben.

  • Manuelle Aufgabe („Kundenkredit prüfen“): gekennzeichnet durch das Hand-Symbol, wird von einem Menschen ohne Unterstützung durch einen automatisierten Geschäftsprozess-Ausführungs-Engine oder eine Anwendung ausgeführt. Es handelt sich um eine reine manuelle Prüfung.

  • Benutzer-Aufgabe („Verkaufsleiter informieren“): Eine weitere Benutzer-Aufgabe, bei der das System eine Aufgabe erstellen muss, um einen Verkaufsleiter zu informieren, vermutlich, wenn eine Kreditprüfung fehlschlägt.

  • Unterprozess („Streitfall bearbeiten“): Dieses Element, gekennzeichnet durch ein kleines Pluszeichen, ist ein wiederverwendbarer Unterprozess, der derzeit in einer zusammengeklappten Darstellung angezeigt wird. Er stellt einen detaillierteren, eigenständigen Prozessablauf (eine „Streitfall bearbeiten“-Workflow) dar, der als Teil des Hauptprozesses aufgerufen wird.

Aufgabenelemente in der Lade der Erfüllung & Betrieb

  • Geschäftsregel-Aufgabe („Versandart bestimmen“): Diese Aufgabe, markiert mit einem kleinen Tabellen-/Raster-Symbol, bedeutet einen automatisierten Schritt, bei dem eine Geschäftsregel-Engine auf Grundlage vordefinierter Kriterien die beste Versandmethode bestimmt.

  • Dienstleistungsaufgabe („Bestand reservieren“): Kennzeichnet durch das Zahnradsymbol, handelt es sich um eine automatisierte Aufgabe, bei der die Prozessengine mit einem externen Dienst (einem ERP- oder Bestandssystem) interagiert, um den erforderlichen Bestand vorzuspeichern.

  • Sendeaufgabe („Versanddokument erstellen“): Markiert mit einem „senden“-Umschlag-Symbol, Diese automatisierte Aufgabe ist darauf ausgelegt, eine Nachricht zu senden – in diesem Fall ein Versanddokument – an einen externen Teilnehmer, beispielsweise einen Versanddienstleister.

  • Skript-Aufgabe („Gesamtkosten berechnen“): Kennzeichnet durch das Skript-/Rollen-Symbol, handelt es sich um eine automatisierte Aufgabe, bei der die Prozessengine ein vordefiniertes Skript ausführt, um die Gesamtkosten der Bestellung zu berechnen.

  • Empfangsaufgabe („Warten auf Bestätigung des Partners“): Markiert mit einem „empfangen“-Umschlag-Symbol, Diese Aufgabe ist darauf ausgelegt, die Ablaufsteuerung anzuhalten, bis eine externe Nachricht (eine Bestätigung) von einem Partner empfangen wurde.

  • Aufrufaktivität („Kunde abrechnen“): Dieses Element, mit einer dicken Umrandung und einem Pluszeichen, ist eine globale Aufgabe oder ein Prozess. Es verweist auf und ruft einen externen, wiederverwendbaren „Kunde abrechnen“-Prozess auf. Dadurch kann der Prozess eine standardisierte Rechnungsstellungsmethode aufrufen, die an anderer Stelle definiert ist.

BPMN-Aufgabendeskriptionsbeispiel:

Dieser „Neue-Mitarbeiter-Onboarding-Prozess“ zeigt, wie verschiedene BPMN-Aufgabentypen die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg koordinieren.

HR-Abteilungslinie

  • Benutzeraufgabe („Kandidatendaten überprüfen“): Diese Aufgabe, gekennzeichnet durch das Menschensymbol, beinhaltet die Interaktion eines HR-Mitarbeiters mit dem System zur Überprüfung von Daten.

  • Benutzeraufgabe („Korrigierte Daten vom Personalvermittler anfordern“): Eine interaktive Aufgabe, die menschliche Intervention erfordert, um ungültige Informationen zu beheben.

  • Sendeaufgabe („Willkommens-E-Mail und Orientierungsprogramm senden“): Eine automatisierte Aufgabe, die konfiguriert ist, eine Nachricht an den neuen Mitarbeiter zu senden.

  • Empfangsaufgabe („Warten auf Zustimmung des Kandidaten“): Diese Aufgabe pausiert den Ablauf, bis eine Antwort vom Kandidaten eingegangen ist.

Lanes des IT-Abteilung

  • Manuelle Aufgabe („Angebot per E-Mail an Kandidaten senden“): Eine Aufgabe, die von einem Menschen ohne Unterstützung eines Ausführungs-Engines durchgeführt wird.

  • Aufgabe zur Geschäftsregel („Ausrüstungsbedarf bestimmen“): Diese Aufgabe verwendet ein Geschäftsregelmechanismus, um den erforderlichen Ausrüstungsbedarf basierend auf der Rolle des Kandidaten zu berechnen.

  • Dienstleistungsaufgabe („Laptop und Software bereitstellen“): Eine automatisierte Aufgabe, bei der der Prozess-Engine mit IT-Diensten interagiert, um Hardware und Software bereitzustellen.

  • Skript-Aufgabe („Netzwerkkonten erstellen“): Eine automatisierte Aufgabe, bei der der Engine ein Skript ausgeführt wird, um Benutzerberechtigungen zu vergeben.

  • Empfangsaufgabe („Warten auf Zustimmung des Kandidaten“): Wie die HR-Version wartet auch diese auf externe Bestätigung, bevor sie fortfährt.

  • Unterprozess („Onboarding abschließen und in die Gehaltsabrechnung aufnehmen“): Dargestellt durch das Pluszeichen, handelt es sich um einen zusammengefassten Prozess, der die mehrstufige Logik für die Abrechnung und die Abschlussphase des Onboardings verwaltet.

Lanes des Stelleninhabers

  • Benutzeraufgabe („Interview terminieren“): Eine interaktive Aufgabe, bei der der Stelleninhaber die Terminabsprache koordiniert.

  • Benutzeraufgabe („Interview durchführen und Kandidaten auswählen“): Eine vom Menschen gesteuerte Aufgabe, die die Bewertung und Auswahl des Bewerbers umfasst.

Dieser Workflow zeigt, wie effektiv BPMN zwischen manuellen Aufwendungen, automatisierten Systemprozessen und Kommunikationsaufgaben unterscheidet, um den Lebenszyklus eines neuen Mitarbeiters zu verwalten.

Zusammenfassung der BPMN-Aufgabenbeschreibungselemente

Aufgabentyp Beschreibung
Keiner Es ist kein besonderer Aufgabentyp angegeben.
Benutzeraufgabe Eine typische Workflowsaufgabe, die von einem Menschen durchgeführt wird, oft mit Softwareunterstützung und potenzieller Planung über einen Aufgabenlisten-Manager.
Manuelle Aufgabe Eine Aufgabe, die ohne die Unterstützung eines Geschäftsprozess-Ausführungs-Engines oder einer Anwendung durchgeführt wird.
Dienstleistungsaufgabe Eine Aufgabe, die einen automatisierten Dienst, wie beispielsweise einen Webservice oder eine automatisierte Anwendung, nutzt.
Empfangsaufgabe Darauf ausgelegt, auf eine Nachricht von einem externen Teilnehmer zu warten.
Sendaufgabe Darauf ausgelegt, eine Nachricht an einen externen Teilnehmer zu senden.
Skript-Aufgabe Wird von einem Geschäftsprozess-Engine ausgeführt, die eine vordefinierte Sprache interpretiert; die Aufgabe ist abgeschlossen, sobald das Skript beendet ist.
Geschäftsregel Bietet eine Möglichkeit, Eingaben an eine Geschäftsregel-Engine zu senden und Ausgaben von ihr zu empfangen.
Unterprozess Eine Aktivität, die „aufgeklappt“ werden kann, um einen niedrigeren Prozesslevel anzuzeigen, nützlich für die Aufteilung und Organisation.
Aufruf-Aktivität Eine Aktivität, die mit einem wiederverwendbaren Prozess oder einer Aufgabe verknüpft ist.

Schlussfolgerung

Durch die Nutzung dieser spezifischen Aufgabennotationen können Modellierer die Art, Ausführungsweise und Automatisierungsstufe jeder Aktivität innerhalb eines Geschäftsprozesses effektiv kommunizieren. Dieser standardisierte Ansatz stellt sicher, dass BPMN-Diagramme für alle Beteiligten verständlich bleiben, während gleichzeitig die notwendigen Details für die technische Umsetzung bereitgestellt werden. In zukünftigen Abschnitten werden diese Grundformen weiter ausgebaut, um ihre Anwendung in umfassenden, end-to-end-Geschäftsprozessmodellen zu veranschaulichen.