Posted inBPMN

Memahami BPMN: Panduan tentang Jenis Tugas dan Pemodelan Proses

Pendahuluan

Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) dikembangkan dengan tujuan ganda: untuk menyediakan notasi yang sederhana dan intuitif dalam membuat model proses bisnis sambil tetap mempertahankan kedalaman teknis yang diperlukan untuk menangani persyaratan bisnis yang kompleks. Untuk mencapai keseimbangan ini, BPMN mengelompokkan elemen grafisnya ke dalam kategori-kategori tertentu, memungkinkan pembaca untuk dengan cepat mengidentifikasi komponen dasar sambil memanfaatkan variasi tambahan untuk memodelkan skenario yang kompleks tanpa membuat tampilan keseluruhan diagram menjadi kusut. Panduan ini berfokus pada kategori “Tugas”, menjelaskan berbagai bentuk dan peran khususnya dalam pemodelan proses.

Definisi Tugas BPMN

Tugas merupakan blok bangunan dasar dalam proses BPMN. Meskipun bentuk tugas dasar menunjukkan tidak ada jenis khusus, notasi ini memungkinkan variasi tertentu untuk menjelaskan bagaimana suatu tugas dilaksanakan.

Contoh Deskripsi Tugas BPMN:

Diagram ini menggambarkan proses yang kompleks dengan menggunakan beberapa jenis tugas BPMN tertentu untuk menunjukkan sifat pekerjaan yang dilakukan pada setiap tahap.Tugas-tugas ini terletak dalam dua jalur utama: Departemen Penjualan dan Pemenuhan & Operasi.

Elemen Tugas di Jalur Departemen Penjualan

  • Tugas Pengguna (“Masukkan Rincian Pesanan”): Tugas ini, ditandai dengan ikon pengguna kecil di sudut kiri atas persegi panjang, mewakili langkah di mana pelaku manusia (agen penjualan) berinteraksi dengan aplikasi perangkat lunak untuk memasukkan informasi pesanan.

  • Tugas Manual (“Verifikasi Kredit Pelanggan”): Ditandai dengan ikon tangan, tugas ini dilakukan oleh manusia tanpa bantuan mesin eksekusi proses bisnis otomatis atau aplikasi apa pun. Ini adalah pemeriksaan yang sepenuhnya manual.

  • Tugas Pengguna (“Notifikasi Manajer Penjualan”): Tugas Pengguna lainnya, tugas ini mengharuskan sistem untuk membuat tugas agar manajer penjualan dapat diberi notifikasi, kemungkinan terjadi ketika verifikasi kredit gagal.

  • Sub-Proses (“Kelola Perselisihan”): Elemen ini, ditandai dengan tanda tambah kecil, adalah sub-proses yang dapat digunakan kembali dan saat ini ditampilkan dalam keadaan tertutup. Ini mewakili alur proses yang lebih rinci, alur proses yang mandiri (alur kerja “Kelola Perselisihan”) yang dipanggil sebagai bagian dari proses utama.

Elemen Tugas di Jalur Pemenuhan & Operasi

  • Tugas Aturan Bisnis (“Tentukan Metode Pengiriman”): Tugas ini, ditandai dengan ikon tabel/kerangka kecil, menandakan langkah otomatis yang menggunakan mesin aturan bisnis untuk menentukan metode pengiriman terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.

  • Tugas Layanan (“Cadangkan Persediaan”): Ditandai dengan ikon roda gigi, ini adalah tugas otomatis di mana mesin proses berinteraksi dengan layanan eksternal (sistem ERP atau persediaan) untuk menahan stok yang diperlukan.

  • Tugas Kirim (“Buat Manifest Pengiriman”): Ditandai dengan ikon amplop “kirim”, tugas otomatis ini dirancang untuk mengirim pesan—dalam hal ini, manifest pengiriman—ke peserta eksternal, seperti operator pengiriman.

  • Tugas Skrip (“Hitung Total Biaya”): Ditandai dengan ikon skrip/gulungan, ini adalah tugas otomatis di mana mesin proses menjalankan skrip yang telah ditentukan sebelumnya untuk menghitung total biaya pesanan.

  • Tugas Terima (“Tunggu Konfirmasi Mitra”): Ditandai dengan ikon amplop “terima”, tugas ini dirancang untuk menghentikan alur proses hingga pesan eksternal (konfirmasi) diterima dari mitra.

  • Aktivitas Pemanggilan (“Tagih Pelanggan”): Elemen ini, dengan batas tebal dan tanda tambah, adalah tugas atau proses global. Ini merujuk dan memanggil proses eksternal, yang dapat digunakan kembali, yaitu proses “Tagih Pelanggan”. Ini memungkinkan proses untuk memanggil prosedur penagihan standar yang didefinisikan di tempat lain.

Contoh Deskripsi Tugas BPMN:

Alur kerja “Onboarding Karyawan Baru” ini menggambarkan bagaimana berbagai jenis tugas BPMN berkoordinasi dalam aktivitas lintas departemen.

Lorong Departemen SDM

  • Tugas Pengguna (“Validasi Detail Kandidat”): Tugas ini, yang dikenali oleh ikon manusia, melibatkan staf SDM yang berinteraksi dengan sistem untuk memverifikasi data.

  • Tugas Pengguna (“Minta Data yang Diperbaiki dari Rekruter”): Tugas interaktif yang memerlukan intervensi manusia untuk menangani informasi yang tidak valid.

  • Tugas Pengiriman (“Kirim Email Selamat Datang & Agenda Orientasi”): Tugas otomatis yang dikonfigurasi untuk mengirim pesan kepada karyawan baru.

  • Tugas Penerimaan (“Menunggu Persetujuan Kandidat”): Tugas ini menghentikan alur proses hingga respons diterima dari kandidat.

Jalur Departemen TI

  • Tugas Manual (“Kirim Penawaran ke Kandidat”): Tugas yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan mesin eksekusi.

  • Tugas Aturan Bisnis (“Tentukan Kebutuhan Peralatan”): Tugas ini menggunakan mekanisme aturan bisnis untuk menghitung peralatan yang dibutuhkan berdasarkan peran kandidat.

  • Tugas Layanan (“Siapkan Laptop dan Perangkat Lunak”): Tugas otomatis di mana mesin proses berinteraksi dengan layanan TI untuk menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak.

  • Tugas Skrip (“Buat Akun Jaringan”): Tugas otomatis di mana mesin menjalankan skrip untuk menyiapkan kredensial pengguna.

  • Tugas Penerimaan (“Menunggu Persetujuan Kandidat”): Seperti versi HR, ini menunggu konfirmasi eksternal sebelum melanjutkan.

  • Sub-Proses (“Tuntaskan Onboarding & Tambahkan ke Gaji”): Dihubungkan dengan tanda tambah, ini adalah proses yang dikompresi yang menangani logika penyelesaian gaji dan onboarding yang melibatkan beberapa tahap.

Jalur Manajer Rekrutmen

  • Tugas Pengguna (“Atur Waktu Interview”): Tugas interaktif di mana manajer rekrutmen mengatur waktu pertemuan.

  • Tugas Pengguna (“Lakukan Interview & Pilih Kandidat”): Tugas yang didorong manusia yang melibatkan evaluasi dan pemilihan pelamar.

Alur kerja ini menunjukkan seberapa efektif BPMN membedakan antara upaya manual, proses sistem otomatis, dan tugas komunikasi untuk mengelola siklus hidup karyawan baru.

Ringkasan Elemen Deskripsi Tugas BPMN

Jenis Tugas Deskripsi
Tidak Ada Tidak ada jenis tugas khusus yang ditunjukkan.
Tugas Pengguna Tugas alur kerja yang umum dilakukan oleh manusia, sering dengan bantuan perangkat lunak dan kemungkinan penjadwalan melalui manajer daftar tugas.
Tugas Manual Tugas yang dilakukan tanpa bantuan mesin eksekusi proses bisnis atau aplikasi apa pun.
Tugas Layanan Tugas yang menggunakan layanan otomatis, seperti layanan web atau aplikasi otomatis.
Tugas Penerimaan Dirancang untuk menunggu pesan datang dari peserta eksternal.
Tugas Pengiriman Dirancang untuk mengirim pesan ke peserta eksternal.
Tugas Skrip Dilaksanakan oleh mesin proses bisnis yang menafsirkan bahasa yang telah ditentukan; tugas selesai setelah skrip selesai.
Aturan Bisnis Menyediakan mekanisme untuk mengirim input dan menerima output dari Mesin Aturan Bisnis.
Sub-Proses Kegiatan yang dapat “dibuka” untuk menampilkan proses tingkat lebih rendah, berguna untuk dekomposisi dan organisasi.
Aktivitas Pemanggilan Kegiatan yang terhubung dengan proses atau tugas yang dapat digunakan kembali.

Kesimpulan

Dengan memanfaatkan notasi tugas tertentu ini, para perancang dapat secara efektif menyampaikan sifat, metode eksekusi, dan tingkat otomasi setiap kegiatan dalam proses bisnis. Pendekatan yang distandarkan ini memastikan bahwa diagram BPMN tetap dimengerti oleh pemangku kepentingan sambil menyediakan detail yang diperlukan untuk implementasi teknis. Bagian-bagian mendatang akan membangun pada bentuk-bentuk dasar ini untuk menggambarkan penerapannya dalam model proses bisnis yang komprehensif dan menyeluruh dari awal hingga akhir.