Posted inBPMN

Hiểu về BPMN: Hướng dẫn về các loại nhiệm vụ và mô hình hóa quy trình

Giới thiệu

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) được phát triển với mục đích kép: cung cấp một ký hiệu đơn giản, trực quan để tạo mô hình quy trình kinh doanh trong khi vẫn duy trì độ sâu kỹ thuật cần thiết để xử lý các yêu cầu kinh doanh phức tạp. Để đạt được sự cân bằng này, BPMN tổ chức các yếu tố đồ họa của nó thành các danh mục cụ thể, cho phép người đọc nhanh chóng nhận diện các thành phần cơ bản đồng thời tận dụng các biến thể bổ sung để mô hình hóa các tình huống phức tạp mà không làm rối mắt tổng thể sơ đồ. Hướng dẫn này tập trung vào danh mục “Nhiệm vụ”, chi tiết các hình dạng khác nhau và vai trò cụ thể của chúng trong mô hình hóa quy trình.

Định nghĩa nhiệm vụ BPMN

Các nhiệm vụ là những khối xây dựng cơ bản trong một quy trình BPMN. Trong khi hình dạng nhiệm vụ cơ bản cho thấy không có loại đặc biệt nào, ký hiệu này cho phép các biến thể cụ thể để làm rõ cách thức thực hiện một nhiệm vụ.

Ví dụ mô tả nhiệm vụ BPMN:

Sơ đồ minh họa một quy trình phức tạp sử dụng nhiều loại nhiệm vụ BPMN cụ thể để chỉ ra bản chất công việc được thực hiện ở mỗi bước.Các nhiệm vụ này được đặt trong hai làn chính: Phòng Bán hàng và Thực hiện & Vận hành.

Các thành phần nhiệm vụ trong làn Phòng Bán hàng

  • Nhiệm vụ Người dùng (“Nhập chi tiết đơn hàng”): Nhiệm vụ này, được chỉ ra bằng biểu tượng người dùng nhỏ ở góc trên bên trái của hình chữ nhật, đại diện cho một bước mà người thực hiện (một nhân viên bán hàng) tương tác với một ứng dụng phần mềm để nhập thông tin đơn hàng.

  • Nhiệm vụ Thủ công (“Xác minh tín dụng khách hàng”): Được chỉ ra bằng biểu tượng bàn tay, nhiệm vụ này được thực hiện bởi con người mà không cần sự hỗ trợ từ bất kỳ động cơ thực thi quy trình kinh doanh tự động nào hay ứng dụng nào. Đây là một kiểm tra hoàn toàn thủ công.

  • Nhiệm vụ Người dùng (“Thông báo cho Trưởng phòng Bán hàng”): Một nhiệm vụ Người dùng khác, nhiệm vụ này yêu cầu hệ thống tạo một nhiệm vụ để thông báo cho trưởng phòng bán hàng, có thể xảy ra khi việc xác minh tín dụng thất bại.

  • Dự án con (“Xử lý khiếu nại”): Yếu tố này, được đánh dấu bằng dấu cộng nhỏ, là một dự án con có thể tái sử dụng, hiện đang được hiển thị ở trạng thái thu gọn. Nó đại diện cho một quy trình chi tiết hơn, luồng quy trình độc lập (quy trình làm việc “Xử lý khiếu nại”) được gọi đến như một phần của quy trình chính.

Các thành phần nhiệm vụ trong làn Thực hiện & Vận hành

  • Nhiệm vụ Quy tắc Kinh doanh (“Xác định phương thức vận chuyển”): Nhiệm vụ này, được đánh dấu bằng biểu tượng biểu bảng/ lưới nhỏ, cho thấy một bước tự động hóa sử dụng động cơ quy tắc kinh doanh để xác định phương thức vận chuyển tốt nhất dựa trên các tiêu chí đã được định trước.

  • Nhiệm vụ Dịch vụ (“Dự trữ Hàng tồn kho”): Được chỉ ra bằng biểu tượng bánh răng, đây là một nhiệm vụ tự động hóa nơi động cơ quy trình tương tác với một dịch vụ bên ngoài (hệ thống ERP hoặc hệ thống tồn kho) để đặt trước số lượng hàng tồn kho cần thiết.

  • Nhiệm vụ Gửi (“Tạo bảng kê vận chuyển”): Được đánh dấu bằng biểu tượng phong bì “gửi”, nhiệm vụ tự động này được thiết kế để gửi một thông điệp—trong trường hợp này, một bảng kê vận chuyển—đến một bên tham gia bên ngoài, chẳng hạn như một nhà vận chuyển.

  • Nhiệm vụ Script (“Tính tổng chi phí”): Được chỉ ra bằng biểu tượng script/ cuộn giấy, đây là một nhiệm vụ tự động hóa nơi động cơ quy trình thực thi một đoạn script đã được định trước để tính toán tổng chi phí của đơn hàng.

  • Nhiệm vụ Nhận (“Chờ xác nhận từ đối tác”): Được đánh dấu bằng biểu tượng phong bì “nhận”, nhiệm vụ này được thiết kế để tạm dừng luồng quy trình cho đến khi nhận được một thông điệp bên ngoài (một xác nhận) từ một đối tác.

  • Hoạt động Gọi (“Hóa đơn cho Khách hàng”): Yếu tố này, có viền đậm và dấu cộng, là một nhiệm vụ hoặc quy trình toàn cục. Nó tham chiếu và gọi một quy trình bên ngoài, có thể tái sử dụng “Hóa đơn cho Khách hàng”. Điều này cho phép quy trình gọi thực hiện một quy trình hóa đơn chuẩn được định nghĩa ở nơi khác.

Ví dụ mô tả nhiệm vụ BPMN:

Quy trình “Quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc” này minh họa cách các loại nhiệm vụ BPMN khác nhau phối hợp các hoạt động liên phòng ban.

Làn đường Phòng Nhân sự

  • Nhiệm vụ Người dùng (“Xác minh chi tiết ứng viên”): Nhiệm vụ này, được nhận diện bằng biểu tượng con người, bao gồm nhân viên nhân sự tương tác với hệ thống để xác minh dữ liệu.

  • Nhiệm vụ Người dùng (“Yêu cầu dữ liệu sửa đổi từ nhà tuyển dụng”): Một nhiệm vụ tương tác yêu cầu can thiệp của con người để xử lý thông tin không hợp lệ.

  • Nhiệm vụ gửi (“Gửi email chào mừng và chương trình hướng dẫn”): Một nhiệm vụ tự động được cấu hình để gửi một thông báo đến nhân viên mới.

  • Nhiệm vụ nhận (“Chờ chấp nhận từ ứng viên”): Nhiệm vụ này tạm dừng luồng quy trình cho đến khi nhận được phản hồi từ ứng viên.

Làn đường Bộ phận CNTT

  • Nhiệm vụ thủ công (“Gửi đề nghị việc làm đến ứng viên”): Một nhiệm vụ được thực hiện bởi con người mà không cần sự hỗ trợ của bộ phận thực thi.

  • Nhiệm vụ quy tắc kinh doanh (“Xác định nhu cầu thiết bị”): Nhiệm vụ này sử dụng cơ chế quy tắc kinh doanh để tính toán thiết bị cần thiết dựa trên vị trí của ứng viên.

  • Nhiệm vụ dịch vụ (“Cấp phát máy tính xách tay và phần mềm”): Một nhiệm vụ tự động nơi bộ xử lý tương tác với các dịch vụ CNTT để triển khai phần cứng và phần mềm.

  • Nhiệm vụ kịch bản (“Tạo tài khoản mạng”): Một nhiệm vụ tự động nơi bộ xử lý thực thi một kịch bản để cấp quyền truy cập người dùng.

  • Nhiệm vụ nhận (“Chờ chấp nhận từ ứng viên”): Giống như phiên bản Nhân sự, nhiệm vụ này chờ xác nhận từ bên ngoài trước khi tiếp tục.

  • Quy trình con (“Hoàn tất quá trình đưa vào làm và thêm vào bảng lương”): Được biểu diễn bằng ký hiệu dấu cộng, đây là một quy trình thu gọn xử lý logic hoàn tất bảng lương và quá trình đưa vào làm nhiều bước.

Làn đường Quản lý tuyển dụng

  • Nhiệm vụ người dùng (“Lên lịch phỏng vấn”): Một nhiệm vụ tương tác nơi quản lý tuyển dụng sắp xếp thời gian họp.

  • Nhiệm vụ người dùng (“Tiến hành phỏng vấn và chọn ứng viên”): Một nhiệm vụ do con người thực hiện, bao gồm đánh giá và lựa chọn ứng viên.

Luồng công việc này minh họa cách BPMN phân biệt hiệu quả giữa các nỗ lực thủ công, các quy trình hệ thống tự động và các nhiệm vụ giao tiếp để quản lý vòng đời của nhân viên mới.

Tóm tắt các yếu tố mô tả nhiệm vụ BPMN

Loại nhiệm vụ Mô tả
Không Không có loại nhiệm vụ đặc biệt nào được chỉ định.
Nhiệm vụ người dùng Một nhiệm vụ quy trình làm việc điển hình do con người thực hiện, thường có sự hỗ trợ từ phần mềm và có thể được lên lịch thông qua người quản lý danh sách nhiệm vụ.
Nhiệm vụ thủ công Một nhiệm vụ được thực hiện mà không cần sự hỗ trợ từ bất kỳ động cơ thực thi quy trình kinh doanh hay ứng dụng nào.
Nhiệm vụ dịch vụ Một nhiệm vụ sử dụng một dịch vụ tự động hóa, chẳng hạn như dịch vụ web hoặc ứng dụng tự động hóa.
Nhiệm vụ nhận Được thiết kế để chờ một tin nhắn đến từ một bên tham gia bên ngoài.
Nhiệm vụ gửi Được thiết kế để gửi một tin nhắn đến một bên tham gia bên ngoài.
Nhiệm vụ kịch bản Được thực hiện bởi một động cơ quy trình kinh doanh hiểu một ngôn ngữ được định trước; nhiệm vụ kết thúc khi kịch bản hoàn tất.
Quy tắc kinh doanh Cung cấp cơ chế để gửi đầu vào và nhận đầu ra từ một Bộ động lực Quy tắc Kinh doanh.
Quy trình con Một hoạt động có thể được “mở rộng” để hiển thị một quy trình cấp thấp hơn, hữu ích cho việc phân rã và tổ chức.
Hoạt động gọi Một hoạt động liên kết đến một quy trình hoặc nhiệm vụ có thể tái sử dụng.

Kết luận

Bằng cách sử dụng các ký hiệu nhiệm vụ cụ thể này, các nhà mô hình hóa có thể giao tiếp hiệu quả về bản chất, phương pháp thực hiện và mức độ tự động hóa của mọi hoạt động trong một quy trình kinh doanh. Cách tiếp cận chuẩn hóa này đảm bảo các sơ đồ BPMN vẫn dễ hiểu đối với các bên liên quan, đồng thời cung cấp đầy đủ chi tiết cần thiết cho triển khai kỹ thuật. Các phần tiếp theo sẽ xây dựng trên những hình dạng cơ bản này để minh họa ứng dụng của chúng trong các mô hình quy trình kinh doanh toàn diện, từ đầu đến cuối.